退職代行会社を利用された場合の企業の対応

近年、退職代行サービスの利用が増加しており、企業においても適切な対応が求められています。退職代行には民間業者（退職代行会社）、弁護士、合同労組があり、今回は退職代行会社への対応について解説します。

まず、退職代行会社は法的な代理権を持っておらず、従業員の意思を「伝えるだけ」の使者に過ぎません。したがって、企業としては最初に、連絡をしてきた人物の氏名や所属を正確に確認し、従業員本人からの正式な依頼によるものであることを証明する資料の提示を求めることが重要です。資料の提示がない場合には、個人情報を不用意に提供せず、従業員本人に連絡を取って確認を取るようにしましょう。

次に、退職代行会社から退職の意思が伝えられた場合には、従業員本人名義の退職届の提出を依頼するのが良いでしょう。退職届は法律上定められた書式があるわけではないため、会社所定の形式でなくとも、本人の署名があるものであれば受理して差し支えありません。また、退職届が提出されない場合でも、口頭やメールで退職の意思が明確であれば、民法上はその意思表示から2週間後に退職の効力が発生します。そのため、退職届の受理承認書を交付し、退職意思の受領を証拠として残すことが望ましいです。

さらに、業務の引継ぎや貸与物の返却、私物の回収といった実務対応も重要です。退職代行会社を通じて返却物や引取り方法について明確に伝え、事前に訪問日時を調整しておくことでトラブルを防止できます。深夜や休日に無断で訪問されることがないよう、来社時には事前連絡を必須とする旨を伝えることも有効です。

また、退職日までの有給休暇の取得についても配慮が必要です。従業員から全日程の有給休暇取得の申請があった場合、会社としては原則としてこれを認める方向で対応必要があります。ただし、業務上の必要性が高く、引継ぎがどうしても必要な場合には、休日出勤を命じるという選択肢も考えられます。休日に有給休暇を取得することはできないため、合理的な業務命令として出勤を求めることが可能です。この場合、退職代行会社に対しては「休日出勤命令は業務命令であり、退職手続きとは別のものなので、会社が直接連絡を取る」と伝えておくとよいでしょう。

退職に必要な書類（離職票、源泉徴収票など）は、原則として本人宛に直接送付するか、本人の同意がある場合に限り退職代行会社を通じて送ることになります。個人情報保護の観点からも、慎重な対応が求められます。

最後に、退職代行会社とは交渉権限がないため、退職条件の変更や残業代の請求など、法的交渉が必要な場面では対応ができません。こうした交渉が発生した場合には、本人やその代理人である弁護士と直接交渉する必要があります。